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Stefan Administrator

Grundlagen der Teamführung

Der Erfolg eines Projektes hängt massgeblich von den Fähigkeiten des Teamleiters ab. Dieses Tutorial soll Administratoren bei der Leitung ihres Teams unterstützen und dabei helfen Ziele gemeinsam schneller zu erreichen.

Was macht einen guten Teamleiter aus?

I. Teams zusammenstellen deren Mitarbeiter sich gegenseitig ergänzen und miteinander und nicht nebeneinander oder gar gegeneinander arbeiten,

II. eine Arbeitsgemeinschaft zu bilden in der jeder produktiv arbeiten kann, für ein gutes Klima im Team sorgen und als Brücke die Kommunikation zwischen den Mitgliedern verbessern

III. Talente und Fähigkeiten der Mitarbeiter richtig einzusetzen - und damit jedem ermöglichen das zu tun was er am besten kann und dem Projekt am meisten zuträgt.

I. Ein produktives Team zusammenstellen

Ein gutes Team besteht aus möglichst verschiedenen Leuten, die an möglichst ähnlichen Zielen arbeiten.
Idealerweise sind also genauso Kreative Köpfe, Arbeitstiere, Nörgler, wie Bodenständige, Perfektionisten und Visionäre vertreten.

1. Wann brauche ich ein Team?
Einfach wenn Du es alleine nicht mehr schaffst. Warte solange wie möglich mit dem Einstellen von Teammitgliedern.

Für ein Smalltalk Forum mit 30 Beiträgen täglich brauchst Du keinen Moderator. Je länger Du wartest und je grösser/erfolgreicher Deine Community wird, desto höhere Ansprüche kannst Du an potentielle Teammitglieder stellen. Fang erst an Leute einzustellen wenn Du bereits etwas vorzuweisen hast.

Je schlechter die ersten Teammitglieder gewählt sind, desto schwerer tust Du Dich anschliessend noch fähige Leute zu finden.

Niemand will in einem Team voller Idioten arbeiten... also von Anfang an keine einstellen, sonst verstärkt sich der Effekt nur noch weiter.

Denke daran das diese Leute Dich und Dein Projekt repräsentieren - wenn sie versagen hast auch Du versagt.

2. Wo und wie rekrutiert man Teammitglieder?
Es gibt drei Wege Teammitglieder zu finden:

• direkt aus der Community. Man eröffnet ein Thema im Forum in dem man auf die freien Stellen und die Möglichkeit sich zu bewerben hinweist.


• in anderen Foren. Viele Webmasterforen verfügen über einen Bereich in dem man Verstärkung anfordern und neue Teammitglieder anwerben kann.


• Die Persönliche Methode. Hier kontaktiert man ein Mitglied eines anderen Forums das durch seine Beiträge positiv aufgefallen ist, per IM/Mail und bietet ihm einen Posten im Team an. Gut geeignet wenn man recht genau weiss was man sucht und/oder Spezialisten benötigt werden. Die Aufwändigste, aber auch erfolgreichste Variante.

Alle 3 Methoden sollten nach Möglichkeit genutzt werden. Je mehr Kandidaten Du zur Auswahl hast, desto besser.

3. Einstellen
Du hast 5 Bewerbungen abgelehnt und Dich dann für einen Kandidaten entschieden. Nun geht es darum diesen schnell und sauber ins Team zu integrieren und ihn als motivierten Mitarbeiter zu gewinnen.

Schreibe ihm eine PM - lege darin die Gründe dar, die zu seiner Aufnahme geführt haben. Heiße ihn im Team willkommen und erkläre ihm seine Aufgaben klar und unmissverständlich.

Mach ihm klar das Erwartungen an ihn gestellt werden und er nur auf Probe im Team ist (Trial-Moderator z.B.). Fordere ihn heraus, sage ihm das die meisten neuen nicht lange im Team bleiben. Gib ihm zu verstehen das er seine Chance nutzen soll - und das er zwar ausgewählt wurde, aber ersetzbar ist.

Gib ihm Zugriff auf das Interne Forum (ggf. nur einen Teilbereich) und weise ihn auf die Teamregeln hin. Sag ihm das du ihm für weitere Fragen zur Verfügung stehst, falls mal etwas unklar sein sollte.

II. Für ein Produktives Arbeitsklima sorgen

1. Offenheit.
Zeige Deinen Teamern das Du ihre Ideen und vor allem ihre Arbeit schätzt und Du offen für alles bist.

Lehne nie etwas von vornherein einfach so ab sondern lege immer die Gründe dar, warum du das nicht für sinnvoll hältst.

Die Teammitglieder sollten Deinen Gedankengang logisch nachvollziehen können und selbst einsehen das Du recht hast, wenn Du einen Vorschlag ablehnst.

Eine Schlüsseleigenschaft eines guten Teamleiter ist schwierige Gespräche im Konsens zu führen und dabei Kritik so anzubringen, dass sie anspornt anstatt demotiviert.

2. Informationsstand
Es ist nicht nötig das jeder alle Details kennt - aber sorge dafür das alle einen groben Überblick über das Projekt haben.

Wann immer möglich, kündige Neuerungen zuerst im Internen an, dann erst im Öffentlichen. Dies gewährt den Teammitgliedern einen Informationsvorsprung und ermöglicht ihnen sich vorzubereiten.

Ein netter Nebeneffekt ist, das so gleich noch etwaige Schwächen gefiltert werden können.

3. Macht
Sorge dafür das jeder mindestens die Rechte hat die er braucht. Bei bewährten Teammitgliedern(~halbes Jahr dabei) gebe ich persönlich bei einem Forum sämtliche Funktionen bis auf die Newsletterfunktion frei.

Der Schaden durch einen amoklaufenden Administrator dürfte gut durch Backups(minimal täglich) begrenzbar sein.

Gerade hier gibt es aber Kontroverse Ansichten und viele Administratoren sind der Meinung ihre Teammitglieder brauchen nicht mehr Rechte als unbedingt notwendig.

4. Freiheit
Gib jedem den Freiraum den er braucht - fordere nicht täglich einen Lagebericht an, sondern lass die Leute auch einfach mal in Ruhe arbeiten. Ein bischen den Chef im Nacken schadet aber definitiv nicht.

Schreib nicht jede Kleinigkeit fest und gib Deinen Teamern soviel Freiraum wie möglich.
Ein Moderator hat seinen Benutzertitel grün gefärbt, obwohl alle anderen Teammitglieder einen blauen haben?

Meine Güte...wenn ihn das ruhig schlafen lässt...lass ihm die Freude.

Investiere nicht zu viel Zeit in Kleinigkeiten und lass die Leute auch mal einfach machen.

Achte aber umso mehr auf die Ergebnisse - sei bei Nichteinhaltung einer wichtigen Frist, passiver Arbeitsverweigerung oder Inkompetenz kompromisslos und mach kurzen Prozess. Siehe nächster Punkt.

5. Disziplin
Absolutes Lieblingswort 90% aller Teamleiter.

Ein Team kann ohne einen gewissen Grad an Disziplin nicht produktiv arbeiten.

Wenn einzelne Teammitglieder(im schlimmsten Fall Administratoren) ihre Arbeit nicht erledigen, schlampen oder unpünktlich sind, wirkt sich das negativ auf den Rest des Teams aus.

In diesem Fall musst Du die Konsequenzen ziehen, sprich: den Faulen Sack rausschmeissen.

Poste die Entlassung bei besonders extremen Fällen ggf. mit Begründung ins Interne Forum.

Auch wenn das fies klingt: Aus eigener Erfahrung kann ich sagen das es einem Team richtig gut tut, wenn ab und zu mal einer entlassen wird.

6. Intern bleibt Intern
Lass nicht zu das interne Diskussionen in die Öffentlichkeit getragen werden. Verankere das in Deinen Teamregeln.

Im Internen darf ruhig wild um eine Entscheidung gestritten werden - was anschliessend aber intern entschieden wurde ist verbindlich und nach aussen hin hat sich das Team geschlossen zu verhalten.

7. Keine Kritik im Internen löschen
Keine Beiträge löschen die Dich oder Dein Handeln kritisieren, auch wenn sie noch so unfair sind. Keine Sperren verhängen. Rechtfertigen und verteidigen, sollte es notwendig werden.

Hier schlägt die Mischung aus Selbstlosigkeit gepaart mit extrem hoher Selbstsicherheit eigentlich alles(übrigens auch im RL) und ist ein gutes Mindset um schwierige Gespräche durchzustehen.

Dem ist nichts mehr hinzuzufügen - wenn Du angegriffen wirst, dann suche ferner ersteinmal die Schuld bei Dir selbst und dann erst bei den anderen.

8. Sorge dafür das die Teammitglieder alles haben was sie für ihre Arbeit brauchen - haben die Designer Zugriff auf PSDs ihrer Vorgänger?
Haben die Coder ihre Zugänge für ihre jeweiligen Projekte?

Es empfiehlt sich zur Teamkoordination eine spezielle Projektmanagement-Software zu verwenden z.B. http://www.projectpier.org/. Sehr mächtig, aber auch deutlich komplexer ist Groupware.
Bei beiden kann man eine Filebase einrichten, in der Dateien hochgeladen und als Rohmaterial zur weiteren Verwendung bereitstehen.

9. Respekt
Behandle Deine Teamer als Gleichgestellte. Gib Dir selbst keinen Benutzertitel wie "m&n Industries Management general Supervisor Instruction Leader super Administrator" sondern so etwa gleiche Aufmachung und Gestaltung wie beim Rest des Teams auch.

Ansonsten kalibriere Beleidigungen gut und geh mit gutem Beispiel voran was Manieren und Verhalten angeht... verdammt ja - ich weiss wie schwer das ist.

III. Richtiger Ressourceneinsatz und Mitarbeitereinschätzung

1. Für Beteiligung sorgen
Damit Beteiligung entsteht muss erstmal bekannt sein an was man sich beteiligen soll.
Es ist eine fälschliche Annahme das neue Teammitglieder sobald sie ins Team kommen anfangen wie wild anfangen zu zaubern und ihre fantastischen Ideen umzusetzen und morgen bereits das Projekt um Grössenordnungen verbessert haben.

Schlag es Dir aus dem Kopf - das wird einfach nicht passieren. Ein Teammitglied ist vielleicht hochmotiviert, verfügt über die entsprechenden Fertigkeiten und hat eine gute Idee - trotzdem wird erstmal nichts passieren.

Glaub es mir... das soll jetzt nicht beleidigend sein, aber bis auf ganz wenige Ausnahmen sind mir nur "passive" Teammitglieder begegnet. D.h. wenn Du ihnen sagst was sie tun sollen und bis wann, dann machen sie es.

Meistens gründlich und fast immer pünktlich. Wenn Du ihnen aber nicht sagst was sie tun sollen - wird einfach nichts passieren. Das Teammitglied wird sich fragen warum es eigentlich ins Team gekommen ist und irgendwann die Lust verlieren.

Deshalb: Klare Ziele setzen - und Fristen.

2. Angemessene Aufgaben verteilen
Teammitglieder sollten naheliegenderweise Aufgaben bekommen die sie auch bewältigen können.
Der Anspruch und der Umfang der Arbeiten sollte sich nach dem Rang des Teammitglieds richten. Je höher - desto mehr und schwieriger.

Versuche grosse Aufgaben in möglichst viele Einzelaufgaben zu zerlegen und diese "häppchenweise" zu servieren.

3. Ressourcen bündeln
Im Klartext heisst dass, das jeder das tut was er am besten kann. Also ein Programmierer muss keine Bildchen erstellen, der Grafiker muss sich nicht erst in PHP einarbeiten um den Bildern in der Gallerie ein Wasserzeichen hinzuzufügen.

Die Teammitglieder greifen aufeinander zurück und unterstützen sich gegenseitig.

4. Motivieren und Stärken
Viel loben. Ganz klar - du solltest Deinen Leuten wo immer es geht positives Feedback und die Bestätigung geben das sie das richtige tun - denn genau das brauchen sie!

Fehler im privaten besprechen, wo noch möglich. Sei Diskret und stelle Fehler von Teammitgliedern nicht ins Rampenlicht sondern weise sie im privaten darauf hin.

Umgekehrt stärke Deinen Leuten in der Öffentlichkeit den Rücken wenn es daran geht den Usern etwas unangenehmes mitzuteilen, eine Entscheidung des Teams zu verteidigen,
oder ein User einzelne Teammitglieder diskrediert.

Evtl zu besonderen Anlässen(Geburtstag, Weihnachten...) kleinere(!) Präsente verschicken.

5. Für Integrität sorgen
Jeder einzelne sollte fühlen ein Teil eines starken Kerns einer grossen Gemeinschaft zu sein.
Es ist nicht wirklich notwendig... aber einheitliche Avatare o. Signaturen für das Team kommen immer gut an und wirken profesionell.

Richte Deinen Teammitgliedern eine @deinprojekt.de e-Mail Adresse ein. Das wirkt nicht nur profesioneller für Aussenstehende, es macht es auch leichter sich die Adressen zu merken und man muss nicht ständig auf ein Profil schauen nur um eine kurze Mail zu verschicken.

6. Gruppendynamik
Wer mal ein Buch über Management zur Hand nimmt, findet dort eine Unterteilung der Mitarbeiter in drei Gruppen:

• Die Spitzengruppe(~20%) beinhaltet die besten Leute, Menschen mit Erfahrung und oft mit Führungsqualitäten. Diesen gibt man wenige, schwierige Aufgaben - auf jeden Fall keine Routinearbeiten. Leider wandert gerade diese Gruppe recht gern ab und gründet eigene Boards oder wendet sich anderen Projekten zu.


• Die Mittelgruppe(~70%) bildet die breite Basis des Teams. Ein buntes Gemisch, durchaus auch sehr gute und fähige Teammitglieder dabei - aber eben nicht virtous wie die Spitzengruppe. Diese sind der Grundstock des Teams und zuständig für die meisten anfallenden Arbeiten am Projekt. Mitglieder dieser Gruppe gilt es zu fördern, fortzubilden um sie irgendwann in die Spitzengruppe zu bringen.


• Der Boden(~10%) besteht aus Nörglern, Pfuschern, Ahnungslosen - sprich Leute die man wenn man nachträglich noch einmal entscheiden könnte, nicht ins Team aufgenommen hätte. Hier braucht man nichts schönreden, sie müssen bei der nächstbesten Gelegenheit gehen.

7.Baiskommunikation
Richte einen Internen Bereich ein. Threads die reinmüssen:

• Urlaub (hier posten Teamer rein wenn sie für ein paar Tage offline sind)


• IM Daten (gesammelte ICQ, Skype, MSN etc pp Daten der Teammitglieder die auch genutzt werden sollten)


• Team Regeln & ggf. Sicherheitsbestimmungen was Passwörter, Verschlüsselte Mail-Kommunikation etc angeht.

8. Führungsstile
Ein Teamleiter entscheidet sich abhängig von der Situation für einen von drei Führungsstilen:

• Der Autoritäre Führungsstil:
Du sagst was getan wird, die Mitarbeiter führen aus. Keine Diskussion, wer nicht spurt geht. Ist natürlich um so wirkungsvoller, je seltener er angewandt wird.
• Der Kooperative Führungsstil:
Entscheidungen werden gemeinsam abgestimmt und dann umgesetzt.
• Der Laisser-faire-Führungsstil:
Die Mitarbeiter haben volle Freiheit.

Meistens (vllt. 80%) wird der Kooperative Führungsstil der beste sein. Autoritär ist notwendig wenn Entscheidungen unverzüglich getroffen werden müssen und/oder wenn Sicherheit/Existenz gefährdet sind. Laisser-faire wird verwendet wenn gerade keine spezifischen Aufgaben anstehen, die Teammitglieder sind quasi nur in "Bereitschaft".

9. So sad to see you go - Richtig feuern
Habe keine Angst davor den Moderator der seit 2 Wochen inaktiv ist, zu entlassen. Wer Mist baut oder inaktiv ist, muss gehen.

Dieser Punkt ist einfach nicht verhandelbar und muss durchgezogen werden, selbst wenn es der letzte Moderator auf Erden ist.

Schreibe eine kurze(!) Nachricht im Stil von "Hallo Name, nach §4.3 ist ein Zugreifen auf Administrative Funktionen nur mit einem Pegel unterhalb von 1.5°° gestattet. Dieser Regelverstoss hat zusammen mit deiner Inaktivität nach §2.2 zu Deiner Entlassung aus dem XXX Team geführt. Danke für Deine Mitarbeit bei XXX, Hochachtungsvoll, das XXX Team"

Setze den Account komplett auf Normal zurück, keine Extras wie "Ex-Teamer" Benutzertitel.
Keine Diskussion, die Entscheidung bleibt, egal was zurückkommt und wie sehr "Besserung" gelobt wird.

10. Den Überblick behalten
Bei irgendjemanden müssen die Fäden zusammenlaufen... diese unheimlich tolle Aufgabe kommt Dir quasi allein zu, Du kannst Dich nicht davor drücken.

Du hast den Vorteil das Du warscheinlich von ganz von Anfang an dabei bist, Deine Leute kennst und idealerweise auf einen breiten Erfahrungschatz bei ähnlichen Projekten zurückgreifen kannst.

Es ist Dein Job, Workflows so zu organisieren das jeder an der richtigen Stelle sitzt und es vorwärts geht.

Du hast dafür zu sorgen das keine Aufgaben doppelt vergeben werden und die gleiche Arbeit mehrfach erledigt wird.

Du musst Nachrichten weiterleiten, wichtige Informationen verbreiten und die unwichtigen filtern und dafür zu sorgen das Anfragen richtig weitervermittelt werden.

Versuch jedem so gut es geht zu helfen, behalte den Sinn für das wesentliche und beachte den Grundsatz der Verhältnismässigkeit.

Glück auf, das wird schon!