Grundlagen Projektmanagement Zurück zur Übersicht

Projekte sind in so gut wie jedem Bereich des Lebens zu finden, z.B. beim Bau einer Straße, der Umzug, eine eigene Website, oder gar die Politik.

I. Sinn und Zweck des Projektmanagements

Kannst du dir alles merken, was auf deiner "ToDo-List" steht?
Oftmals nicht, was genau der Grund für eine "ToDo-List" ist, und hier fängt das Projektmanagement an.

Das Ziel ist es möglichst schnell und effizient an einem Projekt zu arbeiten, und das häufig im Team.
Jedes Teammitglied hat seinen eigenen Aufgabenbereich, seine eigenen Fähigkeiten und seine eigenen Erfahrung, welche es möglichst gut zu nutzen gilt.

Versuch doch mal mit 3 anderen Leuten eine Straße zu bauen, ohne dich mit ihnen abzusprechen und den aktuellen Stand der Lage zu wissen.

II. Beispiel - Foto-Website:

Das Team besteht aus 4 Personen:
1 Programmierer "Jonas" - Zuständig für die Funktionalität der Website
1 Grafiker "Markus" - Zuständig für das Aussehen der Website
1 "Texterin" "Dolores" - Zuständig für den Inhalt der Website
1 Fotograf "Alex" - Zuständig für die Bilder

Jonas hat soeben eine neue Funktion für die Besucher der Website implementiert, welche es zu verkünden gilt.
Dolores, welche für die Inhalte der Website zuständig ist schreibt also einen Neugier erregenden Text.
Da Dolores auch Bilder für ihren Text benutzen will, um alles schön anschaulich zu gestalten, soll Markus ihr Grafiken
erstellen.
Markus wiederum benötigt für gute Grafiken schöne Fotografien, für welche Alex zuständig ist.

Du siehst jeder dieser Teammitglieder hat seinen eigenen Aufgabenbereich, und ist ohne die anderen Mitglieder nicht genauso erfolgreich wie mit ihnen.

Was bringt eine neue Funktion, die keiner kennt?
Was bringt eine Grafik, die nicht gut aussieht, oder die jedes mal das selbe Motiv hat?
Was bringt ein guter Text, den man nicht veröffentlichen kann?
Was bringt ein Foto, was in der Ecke Haare bekommt?

Richtig, fast nichts, doch arbeiten diese 4 Personen Hand in Hand, so werden sie zu einem unschlagbarem Team.

III. Projektleiter

Jedes Team innerhalb eines Projekts sollte einen Projektleiter wählen, welcher unter anderem darauf achtet, dass jedes Teammitglied mit den
benötigten Dingen ausgestattet ist und dass Termine eingehalten werden.
Das klingt im Moment zwar nach wenig Arbeit, doch der Schein trügt.

Das sollte ein Projektleiter besitzen:
Bezug zum Projektgenre (Ist das Projekt ein Spiel, so sollte er Bezug zu Spielen haben)
selbstständiges Arbeiten
Denkvermögen
Moderation von Gruppen
Teamfähigkeit
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
Fähigkeit, Arbeitspakete sinnvoll zu verteilen
Fähigkeit, unternehmerisch im Sinne des Projektes zu handeln und denken
Überzeugungskraft
Organisationstalent
Fähigkeit, Stress zu bewältigen

Mit dem Amt als Projektleiter bekommt man gleichzeitig viele Pflichten, Termine und Aufgaben zugeteilt, er ist derjenige der als Erster anfängt und als Letzter aufhört.

Auf Lobe muss der Projektleiter auch erst mal verzichten, denn ist die eine Aufgabe gemeistert kommt auch schon wieder eine Neue, hinter welcher unzufriedene Personen warten.

Es muss sehr darauf geachtet werden, dass kein "Mach mal"-Management daraus wird.

Teammitgliedern sollte klar gemacht werden, dass der Projektleiter den besten Überblick über alles hat (so sollte es jedenfalls sein).
Darum sollten auch keine unnötigen Fragen, wie "warum soll ich das machen?" oder "Reicht das nicht auch morgen?" gestellt werden, denn der Projektleiter weiß was er tut.
(Sollte er zumindest, doch da er von den restlichen Teammitgliedern gewählt wurde, sollte das keine Frage sein.)

IV. Ziele

Innerhalb eines Projektes müssen klare Ziele gesetzt werden.
Zum Beispiel: "Bis zum 15. Februar muss mindestens 1 neuer Blogeintrag geschrieben werden."
Dabei ist es wichtig darauf zu achten, dass man die Zielsetzung so präzise wie möglich beschreibt.

Falsch: "Es muss gebloggt werden."
Richtig: "Bis zum 15. Februar muss mindestens 1 neuer Blogeintrag geschrieben werden."

Ganz wichtig: Der Zeitpunkt bis wann dieser Punkt abgearbeitet werden muss.

V. Projektmanagement-Tools-Liste

Inzwischen gibt es einige sehr mächtige und teilweise auch kostenlose Tools, die das Projektmanagement erheblich erleichtern.

FlySpray Demo | User: super | PW: super
Unkompliziert und Web-basierend
Verschiedene Kategorien sind anlegbar
Aufgaben sind vor Gästen "versteckbar"
Kommentarfunktion
Benachrichtigungen
Abhängigkeiten können erstellt werden
Prozentuale Fortschrittsanzeige

Update am 15.5.2012 // Grund: Neues Tutorial hinzugefügt
Die Open Source Software Zimbra ist zwar kein Projektmanagement-Tool, aber trotzdem sehr nützlich im rauen Arbeitsalltag.
Im Prinzip ist es eine "Sekretärin für die Hosentasche", die Termine, Kontakte und ToDo's verwaltet und auf mobilen Endgeräten zugänglich macht.

Entsprechende Apps stehen für Android, Iphone und Blackberry zur Verfügung. Wenn man Zimbra für sein Unternehmen einsetzen möchte, kann man auf den Anbieter EFM.de für Zimbra Hosting und Mailserver zurückgreifen. Der Stuttgarter Anbieter Ertel & Friends Multimedia GmbH ist Space² persönlich bekannt und kann empfohlen werden. Um der Unabhängigkeit Genüge zu tun, sei jedoch auch darauf verwiesen das sich über Suchmaschinen und z.B. Vergleiche in Computerzeitschriften auch alternative Anbieter finden lassen.

~Wird nach und nach erweitert~